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電話応対時の基本

電話応対時のビジネスマナー

電話応対はビジネスの基本

ビジネスシーンにおいて電話応対は基本中の基本です。電話の受け方ひとつで取引先や顧客、問い合わせてきた人たちに会社や事務所に対していい印象も悪い印象も与えることになります。基本を押さえた応対は会社の評価を上げることにもつながるので、ビジネスマナーとしての電話の受け方をしっかり身に付けておく必要があり、会社によっては新人研修にそのための時間をとるところもあります。まず、電話が鳴ったら出来るだけ早く出ることが重要です。ビジネスの世界においては時間はとても重要なので、相手を待たせてしまうことは失礼にあたります。出来るだけ3コール以内で出るようにして、それ以上のコール数で出た場合には「お待たせしました」などとお詫びの言葉を一言添えるのが望ましいです。次に社名や部署ははっきりと名乗ります。これはビジネスの場に限りませんが、はっきりと名乗ることで相手が間違えてかけてきた場合にその後の対応がしやすくなります。別の人に取り次ぐ場合や、伝言を頼まれた場合などに、相手の会社名や名前、番号などを控える時は、メモをとると共に、必ず復唱しましょう。復唱することで聞き間違いなどのミスを減らすことができ、相手にもきちんとした印象を与えます。電話の受け方一つでビジネスにおける資質や会社の印象を見られてしまうので、基本を押さえた応対を心掛けましょう。

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